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Elegir el espacio adecuado para un evento

espacios de eventos en Madrid
A la hora d organizar un evento para nuestra empresa hay que tener en cuenta muchos aspectos, pero uno muy importante es el espacio o sala (venue en inglés).

La Agencias que trabajamos en una o varias ciudades, conocemos bien los espacios y eso nos permite aconsejar a los clientes. Aquí vamos a exponer alguno de los aspectos claves a la hora de decidirse por un espacio.

Localización/ubicación


Lo primero a tener en cuenta es la ubicación. La empresa ha de decidir la ciudad en que va a llevar a cabo el evento en el caso de que el cliente tenga presencia en todo el territorio nacional. La empresa ha de pensar en tres aspectos fundamentales: • Imagen de marca.
• Ubicación de las oficinas centrales.
• Comodidad para los asistentes.
• Posible logística.
• Precios para la empresa y gastos para los asistentes (ej. desplazamiento y pernoctación de los asistentes si hace falta).

Si tenemos clara la población en la que llevaremos a cabo el evento, el siguiente paso será decidir si queremos que esté en el centro de la misma o podría ser en los alrededores. En ambos casos, habremos de tener en cuenta la logística -medio de transporte (proporcionado por la empresa, público) y parking para aquellos que van en su vehículo-.

Estilo arquitectónico y decorativo


El estilo del espacio es fundamental, recordemos que todo evento es una ocasión para comunicar una acción con muchas posibilidades de branding destinada a la audiencia del evento y a mucho más público si gestionamos la comunicación adecuadamente.

La arquitectura y elementos decorativos fijos, si es accesible para personas con movilidad reducida, el tipo de accesos (ej. si vamos a hacer una presentación de maquinaria pesada o automóviles necesitaremos rampa). Los elementos como barras fijas, columnas, escenarios pueden ser un elemento clave y decisivo a la hora de decantarnos a favor de un espacio o rechazarlo.

Las posibilidades en iluminación y decoración que ofrece el local y qué podemos añadir o variar.

Tecnología


El ‘rider técnico’ de cara a la amenización con música en vivo o DJ's y la tecnología audiovisual que nos ofrecen (sonido, pantallas gran formato, pantallas plasma, etc), son elementos muy importantes –ya que algunos aspectos se pueden subcontratar, pero todo lo que faciliten ‘in situ’ nos ahorrará tiempo, dinero y complicaciones… pero ante todo, hay que asegurar que el cliente puede tener los equipos adecuados para presentar su producto o su gala, y el local es adecuado para instalar los equipos que necesitamos.

Servicios


Los servicios que ofrece el espacio, son otro factor importante.

En particular, la restauración es un servicio decisivo y si el espacio lo proporciona, facilita mucho a nivel logístico, pero generalmente no permiten que se lleve un catering externo; por lo que la calidad de sus aperitivos, platos principales (si hay banquete), postres, la oferta de vinos, licores y cócteles será clave a la hora de escoger el local para nuestro evento. No olvidemos que la profesionalidad de los camareros, el barman y el Maître, lo que llamamos ‘el servicio’, en restauración es un aspecto fundamental a tener en cuenta.

Otros servicios como recepción, guardarropa, parking (ya mencionado), alojamiento (in situ o próximo)-, la ubicación en una zona turística (para que los asistentes que vienen de otras ciudades pueden llevar a cabo actividades de interés cultural u ocio) y otros aspectos, pueden ser tenidos en cuenta a la hora de hacer una valoración.

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La elección del espacio ideal para cada evento corporativo es una tarea delicada y hay que evaluar múltiples aspectos como la ubicación, comunicación, accesibilidad, arquitectura, posibilidades de decoración y ambientación, horarios, rider técnico, servicios que ofrece, etc.

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